阿坝州人力资源和社会保障局关于2024年度流动人员人事档案数字化及错投档案转递服务项目采购邀请公告

各供应商：

根据工作需要，按照省人社厅关于规范普通高等学校毕业生流动人员人事档案的相关要求，我单位拟对2024年度流动人员人事档案数字化及错投档案转递服务等工作向社会购买服务，诚邀符合要求的供应商积极参加。现将有关事宜公告如下：

一、   项目名称及费用

项目名称：2024年度流动人员人事档案数字化及错投档案转递服务项目。

预算金额：4.6万元人民币（大写：肆万陆仟元整）。

资金来源：财政资金。

二、项目采购方式

采用竞争性磋商方式进行采购。

三、项目实施时间

合同签订之日起至2024年9月10日前完成。

四、项目报价及工作总量

（一）错投档案转递服务。

1、错投档案转递报价及结算

接收、整理、错投档案转递按不超过3元/1份报价（最终以实际接收并转递数量为准，按确认供应商中标报价进行结算），预估1500余份，项目预算总额在确保完成2024年度错投档案的转递外，剩余全部用于档案数字化加工服务。

2、错投档案转递服务内容

对错投档案进行拆封、录入登记表、分县打包转递（含信息录入及转递登记等）、提供并张贴印有“流动人员人事档案”字样的双面胶密封条（封条长32厘米、宽8.5厘米）、统计接收档案学校的名称、地址、电话等基本信息并造册等。

（二）档案数字化服务报价及结算

1、档案数字化服务报价及结算

档案扫描按单页不超过0.5元报价（最终以实际扫描数量为准，按确认供应商中标报价进行结算）。

2、档案数字化服务内容

对部分流动人员人事档案进行数字化扫描并导入系统（具体流程和服务内容按行业内最新档案数字化外包服务规定执行）。

（三）档案接收存储及转出录入

对2024年度接收的纸质档案进行登记、整理、录入、全部换装新档案袋、编号、分类存储，预估50份以内；对档案转出信息（含整理录入期的档案转出）按规定进行录入。此项档案服务不单独计价结算，其费用包含在档案数字化和错投档案转递服务项目内。

五、项目总体要求

（一）确认供应商全程在采购单位实施各项工作。

（二）项目实施过程中所需的加工场所、档案柜架、水电、打印纸、档案袋由采购单位提供。其他需要的设备和人员，由确认供应商自行配备。

（三）严格遵守《保密守则》及采购单位的有关规定。工作必须在采购单位指定的场所内进行操作，遵守采购单位作息、出入等日常工作管理制度，确保场所正常秩序和安全。不得带出、遗失、涂改、拍摄、污损、破坏档案等，如有违者，将追究经济及法律责任。

（四）人员进场后未经采购单位同意不得擅自撤离。

（五）确认供应商必须合理配备工作人员以满足采购单位实际的工作量，确保项目实施期间档案接收和转递的正常工作运转。

（六）在项目实施过程中，要求接受采购单位实时检查与监督，禁止确认供应商私自使用U盘等移动存储设备，在设备撤离时，必须经过采购单位进行检查和确认。

六、项目所需遵循的技术标准

（一）DAT31-2017中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》；

（二）DA/T18-1999《档案著录规则》；

（三）GB/T18894-2016《电子文件归档与管理规范》；

（四）《中华人民共和国档案法》；

（五）2021年新修订《流动人员人事档案管理服务规定》；

（六）《阿坝州流动人员人事档案材料分类及排序标准》；

（七）《阿坝州流动人员人事档案数据采集业务工作标准》；

（八）《阿坝州流动人员人事档案纸质档案规范整理业务工作标准》;

（九）《人力资源社会保障部办公厅国家邮政局办公室关于规范流动人员人事档案转递接收有关工作的通知》。

七、项目技术及服务要求

（一）相关服务要求

1、档案交接

确认供应商应该按照采购单位提供的标准并在采购单位的监督下进行检查接收。确认供应商逐卷清点核对无误后在《档案移交清单》上签字确认。确认供应商对接收的档案及其材料的安全负责，如发生任何档案遗失问题由确认供应商承担全部经济及法律责任。

2、错投档案转递服务

对错投档案进行拆封、录入登记表、分县打包转递（含信息录入及转递登记等）、提供并张贴印有“流动人员人事档案”字样的双面胶密封条（封条长32厘米、宽8.5厘米）、收齐各县（市）接收档案明细的回执清单后装入专卷存档；统计接收档案学校的名称、地址、电话等基本信息并造册等。

3、成品质检及验收

（1）检查档案材料实物、档案材料登记目录二者是否对应一致。

（2）检查档案材料实物与扫描件是否对应一致。

（3）检查档案转递名单及数量与各县（市）实际接收名单及数量是否一致。

4、数据备份

为保证数据安全，实物档案数字化后的成品数据必须使用采购单位提供的移动存储设备进行备份，全部数据及著录需以卷为单位，按档案编号命名文件夹，并存储在相应目录下。

5、移交流程

确认供应商按采购单位要求，将备份的数据、验收合格的实物档案、各县（市）接收档案回执清单专卷等，一并移交给采购单位且履行移交手续。

（二）验收要求

1、必须严格按照时间要求完成档案接收、整理、录入、转递等相关工作，确保接收档案在规定时限内录入完毕接受网上查询。

2、验收包括对实物档案及录入系统内数字化档案和档案转递目录三者的验收，验收必须逐卷、逐条进行清点。

3、必须严格数字化档案质量，对录入的数据进行自检，自检达标的数据才能递交采购单位验收。

4、档案登记目录与转递档案的对应正确率须为100%。

5、验收差错分为整理错误、登记错误、扫描错误与转递错误四类，有差错的均需赓即整改、纠错直至完全合格；正确率达到100%的批次才能被认定为验收合格，重做部分再次验收数不计入正确率。

6、核对错投档案转递至各县（市）后，回收档案回执清单与寄出人员、姓名、数量等是否一致。专卷是否齐备规整。如出现转递档案目的地出错的，必须及时衔接重新转递，产生的一切费用和责任风险由确认供应商负责。

7、指定专人负责数字化档案的出库、清点、登记、保管、核对、归还、交接等工作。按行业相关规定对扫描档案的清晰度、图像质量、导入系统等进行验收。

8、完成所有实物档案数字化加工任务和错投档案的转递服务后，进行履约验收，验收通过以双方签署项目验收单为准。

（三）安全保密要求

1、确认供应商必须承诺与采购单位签订并严格落实安全保密协议书，保证档案材料的安全保密性，做到绝对不外泄任何信息（提供承诺函原件加盖公章）。

2、确认供应商应提供组成数字化加工服务中心的组织机构表（包括人员名单及其身份证复印件、涉密人员上岗证复印件，以上材料均须加盖确认供应商公章，原件备查）。

3、所有进入加工场地的工作人员实行挂牌上岗制度。杜绝工作人员对档案及档案信息的擅自复制、传播行为。

4、本项目制作过程中形成的图片、工作记录等所有材料的所有权归采购单位所有，在任何情况下，确认供应商都不能将其转让或泄露给第三方使用及用于样本展示，否则将承担一切经济和法律责任。

5、进行数据移交时，确认供应商电脑上的数据必须在采购单位工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次电子化加工的相关记录。

6、不得在工作场地使用与工作无关的设备。

7、严格执行国家档案局发布的《档案数字化外包安全管理规范》。

（四）服务期限要求

服务期限：双方约定购买服务合同期限，确认供应商无限期的按照采购方要求对数字化的人事档案随时提供错误修改。

（五）合同主要条款及商务要求

八、确认供应商资格条件

（一）具有独立承担民事责任的能力；

（二）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

（三）具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

（四）三年内在经营活动中没有重大违法记录；

 （五）具有履行合同所必需的数字化服务的专业技术能力（提供承诺函）；

 （六）数字化服务机构的法人必须是中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人，股东及工作人员必须为中华人民共和国境内公民，不存在违约行为、安全事故等不良记录；

 （七）数字化服务机构必须具有工商管理部门核发的有效营业执照，业务范围必须包括档案外包服务、档案数字化加工或数据处理类项目；

 （八）确认供应商与其他确认供应商之间，单位负责人不为同一人而且不存在直接控股、管理关系。（提供承诺函，格式自拟）；

 （九）确认供应商未对本次采购项目提供过整体设计、规范编制或者项目管理、监理、检测等服务。（提供承诺函，格式自拟）；

 （十）本次采购禁止挂靠报价操作，一经发现立即取消报价资格或视为违约。

（十一）本项目采用竞争性磋商方式进行，响应文件中的项目报价即为最终唯一报价，采购报价必须包括完成业主当前环境下项目正常运行所需的全部费用。

九、递交响应文件所需资料和报名方式

   （一）所需资料。

1、加盖鲜章的项目报价表。报价以档案数字化单页扫描、错投档案转递每份单价进行报价。（项目结束，以实际扫描及错投档案转递数量，按确认供应商中标报价据实结算。最终结算金额不超过项目预算总金额，超过的按项目预算总金额支付。）报价表中需列明企业名称、地址、联系人、有效联系方式、项目单价。以上资料提供一式三份。

   2、加盖鲜章的企业营业执照、法人身份证复印件各1份。

3、加盖鲜章的企业相关资质、信誉证书复印件各1份。

4、按照本项目的要求，制定的整体服务方案，方案中需包含服务实施时间和方式、内容明细、日常人员配置、拟采用的材质、相关技术处理措施等1份。

5、售后服务保障承诺书1份。

6、以上资料统一装袋密封后，并在封口处加盖鲜章。在规定时间内提交，所递交的资料不予退还。

   （二）报名方式和响应文件资料递交时间。

递交的响应文件资料，请于2024年5月31日18：00前，可邮寄（邮政编码：624000）或专人送至阿坝州人力资源和社会保障局四楼4012室（阿坝州马尔康市南木达街1号）。

联系人:杨老师，联系电话：0837-2855382。

该项目的采购，采用竞争性磋商方式进行。评审工作由阿坝州人力资源和社会保障局2024年度流动人员人事档案数字化及错投档案转递服务项目采购领导小组负责组织实施。

十、结果公布及方式

项目经竞争性磋商评审，结果于3个工作日内通过“阿坝州人力资源和社会保障门户网”向社会公示。公示期满3日内向确认供应商发送确认通知书。

附件：项目规格及要求、数量/服务要求、标准

               

 

 

阿坝州人力资源和社会保障局

                           2024年5月22日